一、总 则

第一条　为加强并规范学院的会议费用支出管理，节约会议费开支，根据国家和省上有关文件规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于学院及各部门、各单位、各科研项目课题组（以下简称各单位）举办、承办或联合举办的各类会议。

第三条  会议举办者是会议费使用的直接负责人，对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任。

二、会议管理与审批

第四条  会议实行分类管理，根据会议内容和性质分为两类：

第一类 业务类会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、咨询会、论证会、结题与验收会、评审会、答辩会等。

第二类 管理类会议是指除业务类会议之外的其他会议，包括学院和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议、传达类会议、总结表彰会、座谈会等。

第五条  各单位应加强会议管理，坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则。严格控制各类会议数量、会期、规模。管理类会议会期原则上不得超过2天，其中传达、布置类会议会期不得超过1天；会议报到和离开时间合计不得超过1天。会议工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

第六条  学院实行会议审批制度，各类会议审批程序如下：

（一）业务类会议的审批

1.非科研项目业务类会议

会议预算3千元（含）以内的，由所在单位负责人审核后，报分管院领导审批。

会议预算3千元以上的，由所在单位负责人、分管院领导审核后，报院长审批。

2.科研项目会议

会议预算3千元（含）以内的，由科研项目负责人、科研管理部门审核后，分管院领导审批。

会议预算3千元以上的，由科研项目负责人、科研管理部门、分管院领导审核后，报院长审批。

3.参会人员中包含外籍人士及港澳台人员 （非我校聘用人员）的业务类会议，还应报学院外事部门按相关程序备案。

（二）管理类会议的审批

管理类会议按照学院会议管理规定办理审批手续。

第七条  各类会议应尽可能在院内举办，充分利用院内资源。

院内不具备承办会议所需条件而需到市内召开的，应根据经济性、便利性原则选择会议地点。不得到高档宾馆、会所、度假村和风景名胜区等地方举办会议。

第八条  严格控制到外埠举办各类会议。与外埠学校、单位联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。确需在外埠举办的会议，由相关部门负责人、分管院领导审核后，报院长审批。

第九条  会议召开前，会议举办者应填写《9499威尼斯会议审批表》，列明会议名称、主要内容、举办时间、地点及场所、参会人员范围及人数、经费来源、会议预算等内容。

第十条  未经批准召开的会议，财务部门不报销会议费用。会议支出超过审批表总预算数的会议需要重新办理审批手续。

第十一条  会议费的使用应遵守学院采购管理或合同管理的相关规定和要求。

三、会议费开支范围、标准和报销

第十二条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费等。交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十三条  会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：单位：元/人•天

（一）综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内据实结算，超支部分不予报销。

（二）不承担住宿费的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十四条  使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议的，应在经费批复的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第十五条  下列费用纳入会议预决算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表的差旅费。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法规定原则上回原单位报销。对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可参照学院相应标准在差旅费中报销。

（二）根据工作需要发放的专家咨询费、报告费等，在劳务费中报销。咨询费、报告费标准可参照《9499威尼斯学术报告管理办法》（西师知发[2014]30号）执行。

（三）文集出版费等按照相关规定列支。

第十六条  无外地代表，且会议规模能够在学院内部会议场所安排的会议，原则上在校内召开，不安排住宿；本院代表人数超过20%的，原则上安排在院内召开，严格控制本地代表住宿安排。工作人员除必须住会的以外，不安排住宿。

第十七条  收取会议费的会议，收取的标准应在会议通知中明示。会议取得的各项收入，应使用学院财务票据，纳入学院财务统一管理和核算，不得坐收坐支。对于收取会议费的会议，或者获得专项资助的会议，应首先使用收取的会议费和专项资助经费。

第十八条  对确因需要通过专业会务公司或其他单位代办会议的，需在会议预算中明确提出，费用控制在定额标准内，并按第十一条相关规定执行。

第十九条  因联办或协办会议并承担部分会议费的，应签订合同（协议）。合同（协议）中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。会议费综合定额标准按分摊比例或事项确定。

第二十条  会议举办者可以在会议开始前根据实际需要和相关合同（协议）的规定，办理部分款项的借款预付手续，借款时应提供会议审批表、借款单。会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学院，不得滞留在学院之外。

第二十一条  会议费的支付应当以银行转账或公务信用卡等方式结算，禁止以现金方式结算。

第二十二条  会议举办者应在会议结束后及时编制《9499威尼斯会议费支出明细表》，办理会议费的报销手续，与会议相关的会议费支出及其他支出应一次性集中报销，不得分次拆零报销。

第二十三条  会议费报销时需提供《9499威尼斯会议审批表》《9499威尼斯会议费支出明细表》、会议通知（包含会议议程）、实际参会人员签到表、与会议相关的有效发票、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据（需票据开具单位盖章）、电子结算单（支付凭条）等凭证。受托承办会议的，还应提供委托单位相关文件。

四、监督检查

第二十四条  各单位应加强本单位会议管理，对会议费报销进行审核把关，管理和监督办会人员合理、合规使用和报销会议费。

第二十五条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

第二十六条  各单位应严格执行会议费开支范围及标准，力求简朴、节约，降低会议成本，严格执行会议相关规定。会议用餐以自助餐为主，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果；会议期间不得组织旅游以及安排与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品和礼品；不得额外配发洗漱用品；不得使用会议费购置固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。

第二十七条  各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，具备条件的应向社会公开。

第二十八条  学院纪检部门、财务部门等要严格会议经费管理，加强对会议费支出的检查与监督，对违反本办法规定，依照学院相关规定追究相关人员的责任。具体监督与检查的主要内容包括：

（一）单位会议审批手续是否符合规定；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

五、附 则

第二十九条  本办法由财务室负责解释。

第三十条  本办法自印发之日起施行。